Permintaan Langsung

Advertisement

1.      Menyusun Permintaan Langsung

Pesan bisnis yang disusun secara langsung biasanya ditujukan bagi karyawan, pelanggan, instansi pemerintah, dan pemegang saham.

a.       Alasan disusunnya permintaan langsung, yaitu agar :

·       Dapat menghemat waktu

·       Jelas

·       Ringkas

·       Mudah untuk mendapatkan tindakan yang dikehendaki

b.      Materi pesan langsung yang disampaikan adalah :

·      Bersifat rutin

·      Berita yang menyenangkan

·      Tanggapan bersifat netral

c.       Tiga hal yang berhubungan dengan pesan langsung, adalah sebagai berikut :

1)      Penulisan ide utama (pokok pikiran)

·         Dimulai dengan pesan yang positif/netral

·        Kata-kata harus dipilih secara cermat sehingga dapat menggambarkan apa yang sebenarnya ingin dikatakan.

2)      Keterangan

Bentuknya adalah :

·         Penjelasan : menyatakan apa manfaat atau keuntungan dari pesan tersebut.

·         Rincian : datail pokok pikiran

·         Pembenaran : penjelasan pembenaran pokok masalah

3)      Penutup, berisi :

·         Permintaan akan suatu tanggapan atau tindakan tertentu

·         Menunjukkan suatu penghargaan/niat baik

·         Memberikan informasi yang menunjukkan dimana atau bagaimana penerima pesan menghubungi kita.

d.      Dalam kaitannya dengan pihak yang akan menerima permintaan langsung, permintaan dapat dibuat untuk :

1)      Pihak internal

Bentuk permintaan dapat berupa lisan ataupun tertulis, dengan menggunakan sebuah memo.

2)      Pihak eksternal

·         Permintaan untuk informasi mengenai produk, produk baru, cara mendapatkan produk, bahan baku, dan bahan penolong.

·         Dapat berisi tanggapan iklan yang dipasang di surat kabar.

e.       Bentuk-bentuk permintaan langsung :

1)      Pesan (order) 

Bisa orang yang menawarkan order, atau bisa juga orang yang mengajukan ordernya.

·         Esensi : kesesuaian antara apa yang dipesan dengan pesanan yang diterima.

·         Pemesanan dapat langsung datang ke perusahaan yang dipesan ataupun lewat telepon.

·         Waktu dan biaya

2)      Klaim (aduan)

Klaim/aduan dapat terjadi jika ada salah satu pihak yang merasa tidak puas atas transaksi yang dilakukan. Ketidakpuasan ini dapat berkaitan dengan :

·         Penggantian produk yang rusak

·         Meminta pengiriman barang baru yang sesuai dengan pesanan

·         Pembatalan pesanan

·         Pengurangan harga karena ada produk yang rusak

·         Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uangnya kembali

·         Pembetulan atas kesalahan penagihan

·         Mengadakan perbaikan gratis

Pengaduan, dapat secara lisan, melalui telepon maupun surat.

Yang perlu diperhatikan dalam membuat surat aduan, adalah sebagai berikut :

·         Masalah yang dihadapi harus dijelaskan secara rinci

·         Perlu melampirkan informasi pendukung

·         Permintaan tindakan khusus

·         Nada surat tidak emosional

3)      Kredit

Permohonan kredit oleh perusahaan harus mengajukan permohonan dalam bentuk tertulis kepada pihak bank.

4)      Undangan

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

·         Nyatakan ide pokok secara jelas, sehingga orang atau perusahaan yang diundang memahami apa kegiatan yang dilakukan dalam undangan tersebut.

·         Berikan secara lengkap dan rinci informasi tentang kegiatan tersebut, misalnya seperti, tempat waktu, tanggal, bulan, dan tahunnya.

Sumber : Siti Yunitarini, SE, MM, dosen fakultas ekonomi Universitas Pekalongan.

Advertisement