Komunikasi dalam Kelompok Kecil dan Rapat

Advertisement

1.      Kelompok

Kelompok adalah kumpulan dua orang atau lebih yang mempunyai tujuan yang sama, yang masing-masing anggota berinteraksi untuk mencapai tujuan tersebut, memahami anggota kelompok lainnya dan memandang mereka sebagai anggota organisasi. Dinamika kelompok merupakan interaksi yang terjadi diantara orang-orang yang ada dalam kelompok tersebut.

1.      Memainkan Peran

a.       Peran yang berorientasi pada diri sendiri

b.      Peran yang berhubungan dengan kelompok

c.       Peran sebagai fasilitator

2.      Norma Kelompok

·         Perilaku standar yang diterima kelompok untuk anggotanya.

·         Menentukan batas wilayah antara perilaku yang diterima dan yang tidak diterima kelompok.

3.      Pengambilan Keputusan Kelompok

Kelebihan dan kekurangan bekerja dalam kelompok, adalah sebagai berikut :

a.      Kelebihan :

-          Adanya kerjasama kelompok

-          Kelompok lebih kreatif

-          Melaksanakan tindakan dengan dibantu anggota lainnya, sehingga pekerjaan menjadi cepat selesai dan lebih ringan.

-          Kelompok lebih banyak belajar daripada individu

b.      Kekurangan

-          Kelompok mengandalkan satu individu

-          Kelompok membutuhkan waktu lebih lama

-          Kelompok mungkin didominasi oleh individu

-          Kelompok menekan individu untuk menyesuaikan diri.

2.      Rapat

Rapat merupakan setiap jenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Atau dapat juga diartikan sebagai pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan atau merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

a.      Macam-macam rapat

1)      Berdasarkan tujuannya, yaitu :

·         Rapat informasional

·         Rapat pengambilan keputusan

·         Rapat perundingan

2)      Berdasarkan sifatnya, yaitu :

·         Rapat formal

·         Rapat informal

·         Rapat terbuka

·         Rapat tertutup

3)      Berdasarkan jangka waktunya, yaitu :

·         Rapat mingguan

·         Rapat bulanan

·         Rapat semesteran

·         Rapat tahunan

4)      Berdasarkan frekuensinya, yaitu :

·         Rapat rutin

·         Rapat insidental

b.      Merencanakan Rapat

Yang harus dilakukan adalah :

1)      Menentukan tujuan rapat

2)      Mengantisipasi hasil

3)      Memilih peserta rapat

4)      Penyusunan agenda

5)      Pertimbangan waktu

6)      Pertimbangan lokasi

c.       Menyelenggarakan Rapat

1)      Undangan Rapat : harus mencantumkan hari, tanggal, jam, tempat, dan acara rapat.

2)      Urutan pelaksanaan rapat, adalah sebagai berikut :

·         Untuk rapat dengan pembahasan satu masalah, urutannya adalah :

-         Pembukaan

-         Pembahasan

-         Penyimpulan / perumusan

·         Untuk rapat dengan pembahasan lebih dari satu masalah :

-         Pembukaan

-         Pembagian tugas / kelompok

-         Diskusi / rapat kelompok

-         Rapat pleno

-         Perumusan

-         Pengesahan dan pendistribusian

3)      Pengaturan ruang rapat

·         Penerangan

·         Ventilasi

·         Tempat duduk, dapat berupa :

-         Bentuk setengah lingkaran

-         Bentuk lingkaran

-         Bentuk huruf U

-         Bentuk kelas

-         Bentuk empat persegi panjang

4)      Perlengkapan Rapat

a.       Perlengkapan rapat individu, meliputi alat tulis, kertas, dan kalkulator.

b.      Perlengkapan penyelenggara rapat, meliputi, sound system, mikrophon, papan tulis, OHP, dll.

5)      Akomodasi, meliputi transportasi, penginapan.

6)      Kesehatan, meliputi obat-obatan, makanan, pelayanan dokter.

Sumber : Siti Yunitarini, SE, MM, dosen fakultas ekonomi Universitas Pekalongan.

Advertisement