Penyusunan Pesan Bisnis

Advertisement

Terdapat tiga tahap dalam proses penyusunan pesan bisnis, yaitu :

1.      Perencanaan

2.      Pengorganisasian

3.      Revisi

A.    Perencanaan Pesan Bisnis

1.      Penentuan Tujuan

Penentuan tujuan dilakukan untuk memutuskan apakah informasi akan disampaikan atau tidak, untuk menanggapi audience, untuk memfokuskan pada isi, untuk menetapkan saluran dan media.

Tujuan komunikasi bisnis adalah untuk memberikan informasi, membujuk, dan melakukan kolaborasi.

2.      Menganalisis Audience

a.       Mengembangkan profil audience :

·         Siapa audiencenya

·         Informasi apa yang telah mereka miliki

·         Seberapa banyak informasi yang mereka butuhkan

·         Informasi teknikal apa yang mereka pahami

·         Apa/bagaimana sikap mereka terhadap pesan

·         Apa hubungan komunikator dengan audience

·         Tindakan apa yang diharapkan dari audience setelah menerima pesan

b.      Memuaskan kebutuhan informasi audience, dengan cara sebagai berikut :

·         Temukan apa yang ingin diketahui audience

·         Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

·         Berikan semua informasi yang dibutuhkan

·         Yakinkan bahwa informasi tersebut akurat

·         Tekankan ide-ide yang paling menarik audience

c.       Memuaskan kebutuhan emosional audience, agar informasi dapat diterima dengan mudah, yaitu dengan cara :

·         Pendekatan rasional, yaitu dengan memberikan alasan yang rasional atau masuk akal.

·         Pendekatan emosional, yaitu dimaksudkan untuk memotivasi audience agar mengubah perilakunya.

d.      Memuaskan kebutuhan praktikal audience, dengan cara :

·         Pesan harus dibuat seringkas mungkin

·         Jika pesan ditulis dengan panjang, dibuat poin-poin sehingga mudah dipahami oleh audience dan alur/urutannya harus jelas.

·         Jika pesan disampaikan secara lisan, struktur pesan harus disusun runtut dan ide pokok harus dinyatakan secara jelas dan logis.

·         Penggunaan alat-alat bantu komunikasi lisan harus cermat

3.      Menentukan Ide Pokok

-          Topik                     : subjek pesan yang luas

-          Ide pokok              : pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

a.       Cara penetuan ide pokok

·         Brainstroming

·         Petunjuk atasan

·         Kebiasaan

b.      Pembatasan cakupan

Menyangkut panjang maupun kedalaman isi pesannya.

Alasan dilakukannya pembatasan cakupan adalah untuk :

·         Membuat pesan yang umum menjadi pesan yang spesifik.

·         Keterbatasan manusia dalam penerimaan pesan.

c.       Faktor-faktor yang mempengaruhi penerimaan pesan oleh audience, diantaranya :

·         Kemampuan audience untuk memahami pesan yang diinformasikan.

·         Pengetahuan audience tentang topik yang diinformasikan.

·         Gangguan yang terjadi pada saat pengiriman pesan kepada audience.

·         Kredibilitas komunikatornya

·         Waktu

Syarat penerimaan pesan, antara lain sebagai berikut :

·         Menggunakan kata-kata yang singkat.

·         Ide pokok dari pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia.

·         Ide pokok yang disampaikan harus mudah dipahami, dimengerti dan diterima oleh audience.

·         Poin-poin yang penting jangan sampai terabaikan.

4.      Memilih Saluran dan Media

Jenis-jenis saluran komunikasi, antara lain sebagai berikut :

a.       Lisan

Medianya melalui : percakapan langsung, telepon, interview, pidato, presentasi, workshop, program pelatihan, dll.

Kelebihan komunikasi lisan :

·         Mampu memberikan umpan balik dengan segera dan secara langsung.

·         Dapat membuat audience merasa lebih nyaman.

·         Lebih sesuai untuk menyampaikan informasi yang kontroversial, karena reaksi audience dapat dibaca dari simbol non verbal.

·         Lebih bersifat ekonomis

·         Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang sifatnya sederhana.

b.      Tertulis

Medianya melalui : surat, memo, laporan, proposal, dll.

Kelebihan komunikasi tertulis :

·         Komunikator mempunyai kesempatan untuk merencanakan terlebih dahulu pesan yang akan disampaikan serta mengendalikannya.

·         Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang sifatnya kompleks.

·         Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan kepada audience yang jumlahnya banyak dan menyebar.

·         Catatan permanen yang digunakan untuk menyampaikan pesan sangat diberguna sebagai referensi ataupun bukti di masa yang akan datang.

c.       Elektronik

Medianya melalui : fax, e-mail, voice mail, teleconference, video conference, dll.

Saluran atau media yang digunakan didasarkan pada :

·         Keterbatasan umpan balik seketika

·         Penggunaan bahasa alamiah untuk menyampaikan hal-hal yang bersifat pelik.

·         Kemampuan untuk menyampaikan isyarat-isyarat ganda, seperti gerakan tubuh, raut wajah, nada suara, dll.

·         Fokus pribadi yang memungkinkan.

B.     Penyusunan Pesan Bisnis

1.      Hal-hal yang menyebabkan pesan tidak terorganisasi dengan baik, antara lain :

·         Bertele-tele

·         Informasi yang penting terlupakan

·         Terdapat informasi yang tidak relevan

·         Ide-ide disajikan secara tidak logis.

2.      Untuk pengorganisasian pesan yang baik, adalah sebagai berikut :

·         Ide-ide dikelompokkan dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)

·         Subjek dan tujuan jelas

·         Mencakup semua informasi yang penting

·         Relevansi informasi dengan subjek dan tujuan

3.      Organisasi pesan bisnis yang baik, yaitu :

·         Urutan waktu

·         Urutan ruang

·         Urutan logis

4.      Manfaat dari organisasi pesan yang baik, adalah :

·         Membantu audience memahami pesan

·         Membantu audience menerima pesan

·         Menghemat waktu bagi audience

·         Menyederhanakan tugas komunikator

·         Mempermudah tugas komunikator

5.      Tahapan untuk membuat organisasi pesan yang baik, adalah sebagai berikut :

a.       Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

·         Mulailah dengan membuat ide pokok

·         Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

·         Ilustrasi dengan disertai bukti-bukti

b.      Cara menentukan urutan dengan rencana organisasional

Untuk menentukan urutan penyampaian materi ada dua pendekatan, yaitu :

·         Pendekatan langsung (deduktif)

Ide pokok muncul di awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.

Pendekatan ini baik digunakan jika reaksi dari audience positif.

·         Pendekatan tidak langsung (induktif)

Bukti-bukti pendukungnya muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Pendekatan ini baik digunakan jika reaksi dari audience negatif.

6.      Pola pengorganisasian pesan atau rencana organisasional

a.       Pesan pendek : digunakan tergantung pada reaksi audience.

·         Permintaan langsung

·         Pesan rutin, berita baik, dan good will

·         Bad news

·         Pesan persuasif (pesan yang bersifat mengajak/membujuk)

·          

b.      Pesan panjang : dapat mencerminkan tujuan pesan dan kemungkinan reaksi audience.

·         Pesan informasional : bertujuan untuk menyampaikan fakta-fakta atau memberikan suatu informasi.

Contoh : status report, prosedur perusahaan, penjelasan system, dll.

·         Pesan analitikal : pesan yang didesain untuk mendorong audience mengambil kesimpulan tertentu.

7.      Memformulasikan pesan bisnis

a.       Konsep awal/draft yang dibuat

·         Menuangkan ide-ide yang ada dipikiran

·         Perbaikan/penambahan dari ide pokok

b.      Gaya dan tekanan yang diberikan pada saat penyusunan pesan

·         Gaya : menunjukkan apakah pesan yang dikirim Nampak menekan/pasif, bersifat personal/umum, colorful/colorless.

·         Hubungan yang ingin dinyatakan dalam pesan :

-          Jangan merayu orang lain

-          Gunakan humor dengan hati-hati

-          Jadilah diri sendiri

-          Jangan terlalu akrab/familiar

·           Penggunaan sikap : komunikator bersikap seolah-olah dirinya menjadi audience, sehingga pesan yang akan disampaikan disesuaikan dengan apa yang dibutuhkan audience tersebut.

·           Menekankan sifat positif

·           Menekankan kredibilitas : menunjukkan layak atau tidaknya seseorang dipercaya.

Untuk meningkatkan kredibilitas komunikator, adalah dengan cara sebagai berikut :

-          Gunakan kata-kata yang menggambarkan kepercayaan diri

-          Nyatakan kredibilitas diri

-          Tunjukkan bahwa komunikator memahami situasi yang dialami audience

-          Percaya pada diri sendiri dan informasi yang kita buat

-          Dukung klaim dengan bukti yang jelas

·           Bersikap santun

·           Gunakan bahasa yang tidak bias

-          Bias jenis kelamin

-          Bias cacat tubuh

-          Bias usia

-          Bias rasial dan etnik

C.    Revisi Pesan Bisnis

Tahap terakhir dalam proses penyusunan pesan bisnis adalah revisi/perbaikan pesan bisnis. Tahap revisi diperlukan untuk menjamin bahwa pesan bisnis yang telah direncanakan dan disusun tidak terjadi kesalahan, kekurangan, kelebihan, atau ketidaktepatan.

1.      Edit Pesan

a.       Mengevaluasi isi dan organisasi pesan

Evaluasi terhadap isi pesan menyangkut apakah materi yang perlu, penting, dan relevan telah tercakup dalam pesan tersebut.

Sedangkan pengorganisasian pesan menyangkut bagaimana pesan disusun. Disini diperhatikan dengan seksama pesan-pesan pada bagian awal dan akhir, karena memiliki pengaruh yang paling besar.

b.      Memeriksa ulang gaya dan keterbacaan

Yang perlu dilakukan dalam tahap ini adalah menenyakan pada diri sendiri apakah tekanan/intonasi yang tepat dalam menyampaikan pesan kepada audience sudah tercapai. Kemudian pada saat yang sama perlu juga dilakukan pemeriksaan lagi apakah pesan yang disampaikan sudah jelas dan dapat dipahami oleh audience. Selain itu, perlu juga memeriksa kebenaran/ketepatan dalam prnggunaan tanda baca, seperti, titik, koma, dan penghubung.

c.       Pemilihan kata yang tepat

Pemilihan kata yang akan digunakan harus memperhatikan dua aspek sebagai berikut :

·         Ketepatan : menunjukkan bahwa kata-kata yang dipilih harus tepat/familiar.

·         Keefektifan : menunjukkan bahwa kata-kata yang dipilih singkat dan tidak bermakna ganda.

2.      Menulis Ulang Pesan

a.       Membuat kalimat yang efektif

Untuk menyusun kalimat yang efektif perlu memperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan hubungan logis.

b.      Menyusun paragraf yang kohern

Paragraf kohern adalah paragraf dimana kalimat-kalimat penyusunnya yang berhubungan dengan satu topik utama bertalian secara logis. Satu paragraph terdiri dari topik, kalimat penjelas, dan kalimat antara atau peralihan.

3.      Memproduksi Pesan

a.       Mendesain elemen

Dalam komunikasi bisnis masalah mendesain elemen ini perlu mendapatkan perhatian, karena desain elemen akan memberikan visualisasi (penampakan) yang lebih menarik dan mudah dipahami. Desain elemen ini akan mencakup hal-hal seperti white space, headings, cetak tebal, miring, garis tepi, dan font.

b.      Mendesain keputusan

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

·         Konsistensi : desain yang telah dipilih harus digunakan secara konsisten, termasuk dalam penggunaan margin, jenis huruf, ukuran huruf, spasi, cetak tebal, miring, dll.

·         Keseimbangan : untuk menyusun desain yang menarik, buatlah keseimbangan dalam hal spasi antar kalimat dalam paragraf dan spasi antar paragraf, keseimbangan dalam memberikan sentuhan khusus, dan keseimbangan dalam white space.

·         Keterbatasan : pilihlah desain yang sederhana, dengan sedikit penekanan atau aksen.

·         Rincian : perhatikan seberapa rinci harus dibuat, desain yang terlalu rinci justru akan membingungkan. Namun, jika terlalu umum/global, dapat membuat pesan menjadi bersifat dasar, tanpa penekanan-penekanan tertentu.

4.      Proof Pesan (tampilan pesan)

Yang dilakukan untuk melakukan revisi pesan pada bagian akhir ini, adalah :

a.       Formatnya  : disini mencakup margin, spasi, nomor halaman, dan hesding.

b.      Pengecekan terhadap penggunaan huruf dalam kata-kata maupun keselarasan kalimat. 

Sumber : Siti Yunitarini, SE, MM, dosen fakultas ekonomi Universitas Pekalongan.

Advertisement