Penulisan Laporan dan Proposal

Advertisement

Laporan Bisnis adalah dokumen yang objektif dan faktual yang disediakan untuk tujuan bisnis tertentu.

Proposal adalah tulisan yang berisi rencana untuk melakukan sesuatu kegiatan tertentu.

1.      Laporan bisnis yang baik mencakup hal-hal sebagai berikut :

a.       Informasi yang akurat

·         Menjelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara kongkrit

·         Melaporkan semua fakta yang ada dalam suatu perspektif

·         Menjaga bias pribadi dalam suatu laporan

·         Memberikan bukti-bukti yang mendukung

b.      Isi menunjukkan suatu pertimbangan yang baik dari penulis

·         Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan

·         Mencantumkan fakta-fakta yang tersedia

·         Menguraikan fakta secara menyeluruh

·         Menggunakan bahasa yang mudah dipahami

·         Menawarkan sesuatu yang dapat membuat tugas pembaca menjadi lebih mudah

c.       Format, style, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca

Dengan memperhatikan tujuan penulisan laporan atau proposal serta masalah yang akan disampaikan.

2.      Kegunaan Laporan Bisnis

·         Pengawas dan pengendali operasi

·         Implementasi kebijakan dan prosedur

·         Dokumentasi pekerjaan klien

·         Dasar pengambilan keputusan

·         Complying dengan peraturan pemerintah

·         Bisnis baru yang mendatangkan dana

3.      Perencanaan laporan dan proposal

a.      Menetapkan masalah dan tujuan

Menetapkan masalah dalam laporan akan membantu menentukan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk menyusun atau melengkapi suatu laporan.

Tujuan laporan, yaitu :

-          Menginformasikan

-          Membujuk

-          Menganalisis

b.      Garis besar masalah

c.       Mempersiapkan rencana kerja

-          Formal

-          Informal

d.      Pelaksanaan penelitian / pengumpulan data

·         Pengumpulan data sekunder

Data sekunder adalah data yang telah disediakan oleh pihak lain, yang dikumpulkan tidak untuk tujuan penelitian tertentu.

-       Review data sekunder digunakan untuk mendapatkan gambaran fenomena masalah yang diteliti secara lengkap.

-       Mengetahui sumber-sumber data sekunder, meliputi :

1)      Sumber intern (dari dalam perusahaan)

2)      Sumber ekstern (dari luar perusahaan)

Kelebihannya adalah murah dan untuk mendapatkannya mudah.

Kelemahannya adalah informasi yang tersedia bersifat umum, penggunaan satuan yang tidak beragam, dan seringkali sudah out of date.

·         Pengumpulan data primer

Pengumpulan data ke sumber aslinya, dengan terjun langsung ke lokasi penelitian.

1)      Dokumen

2)      Survey (wawancara / kuesioner)

3)      Observasi / pengamatan langsung

-         Relatif mahal

-         Waktunya lama

-     Data valid dan relevan karena mengetahui keseluruhan kejadian atau proses.

-       Eksperimen / percobaan

·         Menganalisis dan menginterpretasikan data

1)      Analisis data, berupa:

-       Kualitatif

-       Kuantitatif

2)      Perhitungan statistik (data dapat diukur, akurat, objektif, kredibel)

3)      Penarikan kesimpulan

4)      Penyusunan rekomendasi atau saran

4.      Jenis Laporan

a.       Informasional

Untuk memberikan informasi sehingga hanya berisi fakta.

b.      Analitikal

Laporan yang bertujuan menganalisis suatu kegiatan atau masalah tertentu.

5.      Penulisan Laporan dan Proposal

a.      Menentukan format dan panjang laporan

·         Format yang dipilih

-       Formulir

-       Surat

-       Memo

-       Naskah

·         Panjang laporan, tergantung pada :

-       Kompleksitas masalah

-       Hubungan dekat / setara (cenderung pendek)

-       Hubungan jauh atau tidak setara (psnjang dan formal)

b.      Menentukan cakupan informasi

·         Laporan disusun untuk menjawab pertanyaan kunci dari audience

·         Menjawab pertanyaan-pertanyaan lanjutan

c.       Menentukan pendekatan dalam penyampaian pesan

1)      Pendekatan langsung

Ide utama diberikan terlebih dahulu sehingga dapat menghemat waktu dan mudah dipahami.

2)      Pendekatan tidak langsung

Ide utama diberikan terakhir sehingga dapat mengatasi penolakan audience.

d.      Pembagian laporan analitik menurut alasan logis

1)      Pendekatan 2 + 2 = 4

Pendekatan pengorganisasian suatu laporan analitikal dengan sejumlah alasan yang secara keseluruhan mendukung kesimpulan atau saran yang diajukan.

2)      Pendekatan ilmiah

Berisi diskusi satu persatu dari penyelesaian hipotesis untuk satu masalah tertentu.

3)      Pendekatan yardstick

Laporan disusun menurut kriteria-kriteria tertentu kemudian kesimpulan atau penyelesaian masalah dipilih sesuai dengan kriteria tersebut.

6.      Format proposal dan laporan

a.      Penentuan tingkat formalitas

1)      Format

·         Formal (disusun untuk pihak eksternal)

·         Informal

2)      Panjang atau pendeknya permasalahan

·         Panjang (untuk masalah yang komplek dan kontroversial)

·         Pendek (untuk masalah yang relatif ringan)

3)      Organisasi

·         Pihak internal : informal

·         Pihak eksternal : formal

b.      Menentukan perspektif waktu

-          Masa lalu

-          Saat ini

-          Masa yang akan datang

c.       Menentukan petunjuk struktural

1)      Pembukaan / pendahuluan, berisi :

·         Maksud / tujuan penulisan laporan

·         Pentingnya masalah yang dilaporkan

·         Gagasan utama dan hal-hal yang akan dibahas

2)      Isi / batang tubuh laporan, berisi :

·         Rincian tujuan

·         Masalah dan gagasan utama yang ditulis dalam pembukaan

3)      Penutup

Berfungsi merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, ataupun memberi saran. Pengambilan kesimpulan harus didasarkan pada isi atau batang tubuh laporan.

Sumber : Siti Yunitarini, SE, MM, dosen fakultas ekonomi Universitas Pekalongan.

Advertisement